“Plans are nothing; planning is everything”
Jobber din organisasjon ut fra en beredskapsplan? Hvis ikke, er det noen vits i å prioritere å utarbeide den nå?
Det berømte sitatet «Plans are nothing; planning is everything» kommer fra tidligere president i USA, Dwight D. Eisenhower (1890-1969). Mange vil nok diskutere om planer virkelig ikke har noen betydning, og i disse tider kan vi med trygghet si at problemstillingen er mer aktuell enn noensinne.
En god beredskapsplan gir bedre beslutninger
Beredskapsplaner som fungerer i praksis bygger på gode forutgående prosesser, forankring i ledelsen, samt involvering av ansatte og andre aktører. I så tilfelle kan vi være enig med president Eisenhower i at planlegging (prosess) er avgjørende. Men uten gode planer i krisesituasjoner er det ofte kortsiktig fokus og innfallsmetoden som gjelder, noe som ikke er en garanti for å ta de riktige beslutninger.
En beredskapsplan skal kunne håndtere ulike krisescenario som med en viss (liten/middels/stor) sannsynlighet vil kunne oppstå med en gitt konsekvens (liten/middels/stor). Beredskapsplanen vil aldri kunne dekke alle uforutsigbarheter og hendelser som oppstår, men en god plan vil kunne gjøre virksomheten i stand til å håndtere krisen bedre (se også vår artikkel «Beredskapsledelse når ingen vet hva vi har i vente...»). Dette gjelder blant annet ansvar og roller, informasjon og kommunikasjon, driftsplanlegging mv.
Ivaretakelse av kritiske funksjoner i en krise
Det er for tiden stort fokus på opprettholdelse av kritiske samfunnsfunksjoner, f.eks. helse- og omsorgstjenester, nødetater, energiforsyning mv. For slike funksjoner er det avgjørende å opprettholde kapasitet og tilgjengelighet over tid, selv om det kan oppstå akutte situasjoner med kortvarig bortfall. Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap (DSB) har utarbeidet en Veileder for kontinuitetsplanlegging. Denne gir råd for hvordan du kan opprettholde kritiske funksjoner ved høyt fravær av personell og andre innsatsfaktorer. Hva skjer i din virksomhet når fravær av personell og nøkkelpersoner blir langvarig? Hvilke kritiske funksjoner og kjernevirksomhet rammes dersom du ikke får nødvendige leveranser av varer og tjenester?
Prioriter beredskapsplanen – den kommer bedre sent, enn aldri
Har din organisasjon beredskapsplaner? Hvis ikke, er det for sent å utarbeide dem nå? Svaret er nei. Denne prioriteringen kan bidra til at din virksomhet kommer seg gjennom krisen langt bedre enn uten noen plan. Men, forutsetningen er at du mobiliserer interne (og eventuelt eksterne) ressurser og nøkkelpersonell i en god prosess som sikrer relevante risiko- og sårbarhetsanalyser og effektive tiltak. Skrivebordsplaner finnes det mange av, og de fungerer som kjent stort sett veldig dårlig.
Trenger du gode råd, mer kunnskap eller kapasitet for håndtering av situasjonen?
Vi har flere rådgivere som kan bistå i pågående kriseledelse – med gode råd for prosessgjennomføring, nødvendige analyser, samt beredskapssystemer for håndtering.
Kontakt gjerne Kjetil Woje for en uforpliktende samtale rundt hvordan vi kan bidra - tlf. 918 89 694, e-post: kw@bedriftskompetanse.no.
